Hướng dẫn cách scan folder dành cho máy ricoh với mọi hệ điều hành

Cách scan folder dành cho máy ricoh

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH CÀI SCAN FOLDER RICOH WIN XP, 7, 8 , 10 và các hệ điều hành khác. 

Scan folder là cách khi mà người dùng scan tài liệu thì file scan đó sẽ đưa trực tiếp vào 1 thư mục trong ổ cứng của người dùng. Dưới đây là hướng dẫn đảm bảo 100% thành công và công ty Việt Số Hóa đã test trên mọi hệ điều hành windows.

Chức năng scan Folder (hay scan vào thư mục ) trên máy photocopy ricoh rất hay bởi tính chất đặc thù công việc của mọi người. Máy photocopy ricoh gồm có 2 dòng với chức năng là scan đen trắng và scan màu. Với máy có chức năng scan đen trắng thì có tên như Ricoh Mp 5000B, Ricoh Mp 6000, Ricoh MP 7500, Ricoh MP 8000… Còn với dòng scan màu thì có: Máy photocopy Ricoh MP 5001, Máy photocopy Ricoh MP 5000, Máy photocopy Ricoh MP 40001 , Mp 4000, Ricoh Mp 6001, Ricoh Mp 7001, Ricoh mp 8001, Ricoh Mp 6002…

Với chức năng scan: Máy có thể scan qua 2 hình thức là scan trên gương hoặc qua khay ARDF sau đó file scan này sẽ được lưu tạm vào bộ nhớ của máy photo. Sau các bước xác thực tài khoản của người dùng thì file scan này sẽ được đưa đến thư mục được lưu trong máy tính của người dùng.  Ưu điểm nổi trội của chức năng scan trên dòng máy Ricoh là độ bảo mật cao, File scan của người dùng nào sẽ chỉ người đó biết, không như scan máy photocopy TOSHIBA tất cả đều lưu chung trên ổ cứng máy TOSHIBA mà còn chia sẽ rộng rãi ai cũng có thể thấy. Như vậy ta có thể ngăn chặn được vấn đề lộ thông tin ra ngoài khi sử chức năng scan folder ricoh.

     Chúng tôi xin giới thiệu 1 số thuật ngữ chuyên ngành hệ thống mạng trước khi tiến hành chi tiết để các bạn có thể thao tác dễ dàng hơn.

  1. Mạng nội bộ ( Local Network): Là hệ thống kết nối các máy tính trong cùng 1 cơ quan, công ty doanh nghiệp, giúp ta có thể Scan, chia sẻ in ấn mà hoàn toàn không phụ thuộc mà mạng toàn cầu ( Internet). Nói cho dễ hiểu là ngay cả khi không lên được mạng, không vào được Google hay Facebook vẫn có thể scan và in bình thường.
  2. Quyền truy cập thư mục ( Permission to access Folder): Nghĩa là mình cho phép ai vào máy mình lấy tài liệu thì người đó mới được vào, còn không thì họ không vào được.
  3. Xác thực người dùng (User Authentication): Là thông tin tài khoản của mình đăng ký trên Web quản lý của máy photocopy Ricoh để có thể scan.
  4. Đường dẫn (Path): Đường dẫn đến cái thư mục của người dùng để Ricoh biết mà gửi file về đó.
  5. Tên người dùng ( User Name) : Là tên của người dùng trên máy tính của mỗi người dùng để xác thực khi Ricoh gửi file về. Lưu ý, tên người dùng User name khác với tên máy Machine Name. Nên khi đăng ký scan trên website Ricoh, “Login user name” chính là tên người dùng ( xem trong User Accounts trong Control Panel) còn Path thì lấy tên Machine Name. Lát xem hướng dẫn sẽ hiểu.
     Trước khi cài scan folder ricoh phải kiểm tra xem máy tính đã kết nối được với máy photocopy RICOH chưa bằng cách Start -> RUN -> gõ CMD rồi Enter. Gõ tiếp câu lệnh: ping <địa chỉ ip máy photo> enter. Ví dụ: Địa chỉ 192.168.001.251 là địa chỉ máy Photocopy của mình, gõ: ping 192.168.001.251. Nếu báo Reply… thì kết nối còn báo Request Time Out hoặc Destination Unreachable thì chưa làm SCAN được.
SCAN TO FOLDER TRÊN HĐH WIN XP
Bước 1: 
Tạo 1 thư mục đặt tên SCAN ngoài Desktop của máy tính, rồi share full quyền cho thư mục đó. Every One Full Control.
Bước 2: Vào Control Panel -> Windows Firewall và turn off nó đi.
Bước 3: Vào trang web quản lý của máy Ricoh, mở trình duyệt Chrome gõ địa chỉ máy photo vào. Ví dụ: 192.168.001.251 sẽ ra được giao diện màn hình quản lý của Ricoh. .
Bước 4: Nhìn bên góc phải bên trên thấy chữ Logon. Nhấp vào, đăng nhập với User: admin Password: (để trống).
Bước 5: Nhìn bên phía tay trái thấy mục Address Book. Click vào. Rồi chọn Add User.
Bước 6: Gõ tên người dùng Name và Key Display. Hai cái này gõ gì cũng được, Key Display sẽ là cái tên hiển thị trên màn hình Ricoh.
Bước 7: Tại mục Folder Authentication. Gõ User name trong User Account và mật khẩu. Mật khẩu này là mật khẩu mở máy tính của người đó. Nếu không có thì bỏ qua.
Bước 8: Tại mục Path. Điền đường dẫn tới thư mục Scan bằng cách. Click chuột phải My Computer chọn Properties, xem tên máy là gì, sau đó vào Start-> Run -> \\tên máy tính. Ví dụ tên máy tính mình là vietsohoa gõ: \\vietsohoa\scan.
Bước 9: Bấm Save and Add Another. Logout.
Bây giờ lên máy Photocopy Ricoh, bỏ thử 1 file vào scan, chọn tên nhân viên rồi Start. File sẽ được gửi về thư mục SCAN.

SCAN TO FOLDER TRÊN HĐH WIN 7
Cách làm tương tự như Win Xp tuy nhiên phải làm thêm những bước sau trước khi thực hiện.
Bước 1: Start -> Run -> gõ secpol.msc
Disable dòng Accounts Limit local account use of blank passwords to…
Bước 2: Start -> Run-> gõ gpupdate /force
Bước 3:
Xóa chương trình microsoft essential nếu có.
Bước 4: Tắt Windows Firewall trong Control Panel

 

 

LINK TẢI PHẦN MỀM: 

Related Posts: